Kada smo sestra i ja otvorile mali kafić sa doručkom u Novom Sadu, najviše sam razmišljala o tome kako da povećamo promet. Svaki pun sto mi je delovao kao potvrda da posao ide u dobrom smeru. Posle nekoliko meseci imale smo više gostiju nego na početku. Ipak, stanje na računu nije pratilo taj rast.
Tada sam prvi put ozbiljno sela sa fakturama i pregledala gde odlazi novac.
Problem nije bio jedan veliki trošak. Imale smo desetine malih rashoda koje sam do tada gledala pojedinačno. Previše robe na stanju. Nabavka kod više dobavljača. Artikli sa menija koji su se slabo prodavali. Loše raspoređene smene. Ambalaža koju smo trošile bez ikakve kontrole.
Najveću uštedu zato nisam napravila jednim velikim rezom. Napravila sam je kroz nekoliko promena koje nisu pokvarile ono zbog čega su ljudi dolazili kod nas.
Ključne tačke
- Troškove pratite po grupama, a ne samo kroz ukupan mesečni račun.
- Nabavku planirajte prema stvarnoj potrošnji lokala.
- Meni proveravajte prema prodaji i zaradi po artiklu.
- Raspored zaposlenih prilagodite prometu po satima i danima.
- Uštedu tražite iza šanka, a kvalitet usluge sačuvajte pred gostom.
Prva prava ušteda došla je tek kada sam prestala da kupujem napamet
Na početku sam nabavku radila gotovo svakodnevno. Jedan dobavljač donosio je kafu. Kod drugog smo uzimale ambalažu. Treći je imao potrošni materijal. Ako nešto zaboravimo, neko od nas sedne u auto i ode da kupi nekoliko pakovanja.
Svaka pojedinačna kupovina delovala je bezazleno.
Kada sam sabrala mesec, videla sam gorivo i vreme. Videla sam i mnogo sitnih kupovina kod kojih cenu skoro da nismo ni proveravale.
Napravila sam jednostavan spisak. Na njemu je stajalo šta trošimo tokom nedelje i koliko toga realno odlazi. Posle dva meseca već sam mogla mnogo preciznije da planiram porudžbine.
Kod robe koju svakodnevno trošimo počela sam da gledam koliko stvari mogu da poručim na jednom mestu. Tu spadaju šećer u kesicama i med za doručak. Tu su i papirne čaše, poklopci, salvete i sitan pribor.
Takav Horeca program olakšava mi plan nabavke jer veći deo redovne potrošnje mogu da posmatram kao jednu grupu troškova. Horeca AS u toj kategoriji zaista ima proizvode za posluženje kafe, doručka i hrane za poneti.
Meni je prava korist bila kontrola. Znala sam koliko imamo na stanju. Znala sam kada treba nova porudžbina.
Meni sam počela da gledam kao račun, a ne kao spisak želja
Naš prvi meni bio je prevelik.
Htele smo da svako pronađe nešto za sebe. Imale smo nekoliko vrsta doručka. Dodale smo deserte. Posle su došli sezonski napici. Svaka nova ideja zahtevala je još neku namirnicu.
Problem se pojavio u frižideru.
Za jedan doručak bila nam je potrebna namirnica koju skoro nijedan drugi proizvod nije koristio. Taj doručak prodamo nekoliko puta. Ostatak robe čekao je sledeću porudžbinu. Deo smo na kraju bacale.
Počela sam jednom mesečno da gledam prodaju svakog artikla. Ako se nešto slabo prodaje i traži posebnu nabavku, mora da postoji veoma dobar razlog da ostane na meniju.
Takva promena je smanjila otpis. Smanjila je i broj različitih proizvoda koje moramo da držimo na stanju.
Gost nije dobio siromašniju ponudu. Dobio je kraći meni sa jelima koja zaista radimo često.
Najskuplja ušteda je loša smena
Jedno vreme sam pokušavala da smanjim trošak rada tako što sam pravila što manje smene. Na papiru je račun izgledao odlično.
Onda dođe subota pre podne.
Lokal se napuni. Jedna osoba prima porudžbine. Druga sprema kafu. Kuhinja kasni. Sto čeka račun. Telefonom stiže nova porudžbina.
Tada shvatite da ste uštedeli nekoliko sati rada i napravili problem celoj smeni.
Promenila sam pristup. Počela sam da gledam promet po satima. Ponedeljak u deset ujutru više nije imao isti broj ljudi kao subota u jedanaest.
Još važnije, prestala sam da gledam zaposlene samo kao stavku rashoda. Dobra konobarica koja poznaje stalne goste i zna posao često mi uštedi više novca nego što mogu da dobijem stalnim promenama ljudi.
OBC ima poseban tekst o motivaciji zaposlenih i produktivnosti, sa naglaskom na jasnu komunikaciju i odnos prema zaposlenima. Kod ugostiteljstva se posledice toga vide veoma brzo jer gost direktno oseti atmosferu u smeni.
Dostava mi je povećala promet, ali sam dugo gledala pogrešan broj
Kada smo uvele dostavu doručka, bila sam oduševljena brojem novih porudžbina.
Na kraju meseca više nisam bila toliko oduševljena.
Gledala sam prihod od dostave. Nisam dovoljno pažnje posvetila iznosu koji ostane posle ambalaže i ostalih troškova jedne porudžbine.
Tada sam promenila tabelu. Više me nije zanimalo samo koliko smo prodale. Htela sam da znam koliko nam ostaje po prodatoj stavci.
Kod odluke između sopstvene dostave i platforme treba računati sasvim različite troškove. Sopstveni model traži kurira i logistiku. Platforma smanjuje taj organizacioni teret, ali uzima deo vrednosti porudžbine. Za mene je najvažnija lekcija bila jednostavna. Dodatnih sto porudžbina ima smisla samo ako na njima nešto zaradim.
Počela sam da merim i ono što završi u kanti
Najneprijatniji deo kontrole troškova bio je otpis.
Niko ne voli da beleži koliko je hrane bacio.
Mi smo počele.
Na kraju smene zapisivale smo šta je ostalo. Posle nekoliko nedelja pojavili su se obrasci. Jednog proizvoda naručujemo previše. Drugi pripremamo u prevelikoj količini. Treći slabo prolazi određenim danima.
Nisam tražila od zaposlenih da gostu sipaju manje. Promenila sam količine koje pripremamo unapred.
Razlika je važna.
Ušteda treba da ukloni rasipanje. Gost ne treba da plaća cenu naše štednje kroz lošiji obrok ili slabiju uslugu.
Nisam dirala sitnice zbog kojih nam se ljudi vraćaju
Kada vlasnik krene da seče troškove, lako ode predaleko.
Prvo se ukine keks uz kafu. Posle nestane lepša salveta. Onda se kupi najjeftinija ambalaža. Svaka odluka donese malu uštedu.
Na kraju lokal izgleda jeftinije.
Mi smo zato napravile razliku između troška koji gost ne vidi i detalja koji čini deo iskustva.
Na kvalitetu osnovnih proizvoda nisam želela da pravim kompromis. Nisam želela ni da štedimo na čistoći ili usluzi.
OBC u tekstu o detaljima zbog kojih klijenti pamte firmu posebno izdvaja dosledan vizuelni identitet i pakovanje kao deo utiska koji kupac nosi sa sobom. Sličan princip važi za ugostiteljstvo. Čaša za poneti ili uredna salveta deluju kao sitnica, ali gost ih vidi.
Zato sam rezove prvo tražila tamo gde gost ništa ne gubi.
Gde smo na kraju najviše uštedele
Posle godinu dana imala sam potpuno drugačiji pogled na troškove nego na dan kada smo otvorile lokal.
Najviše novca nismo sačuvale kroz jedan veliki potez. Rezultat je došao kroz bolju nabavku i manji otpis. Mnogo nam je značio i bolji raspored smena. Kraći meni dodatno je pojednostavio posao.
Danas svakog meseca gledam nekoliko stvari:
- koliko robe smo kupile
- koliko robe smo otpisale
- koji proizvodi daju najbolju zaradu
- koliko nas košta jedan radni sat
- koliko ostaje po porudžbini za dostavu
Tek posle toga gledam gde mogu još da smanjim rashode.
Manji trošak nema vrednost ako smanji i broj gostiju
Najvažnija greška koju sam napravila bila je ideja da se troškovi smanjuju tako što svuda pomalo oduzmete.
Kod nas je bolji rezultat došao kada smo počele da uklanjamo ono što ne daje vrednost.
Manje nepotrebne robe na policama znači manje novca vezanog u zalihama. Precizniji raspored smena smanjuje prazne sate. Kontrola menija smanjuje otpis. Objedinjena nabavka olakšava pregled potrošnje.
Gost za većinu tih promena nikada nije ni znao.
Upravo tako danas gledam dobru uštedu u ugostiteljstvu. Na kraju meseca ostane više novca, a osoba koja sedne za sto dobije isti razlog da ponovo dođe.
