U maloj firmi lako se naviknemo da svaki račun, upit i izveštaj prolazi kroz naše ruke.
I sama često uhvatim sebe kako ponavljam zadatak koji je odavno mogao da bude prepušten dobro podešenom softveru. Problem nije samo izgubljeno vreme.
Kada administracija počne da određuje ritam dana, manje pažnje ostaje za klijente, kvalitet usluge i odluke koje zaista pomeraju posao.
Automatizacija poslovanja ima smisla upravo kada vam vraća taj prostor, a ne kada uvodi još jednu aplikaciju koju niko ne koristi.
Automatizacija smanjuje troškove preuzimanjem rutinskih poslova
Automatizacija poslovanja pomaže maloj firmi da smanji troškove i ubrza rad tako što ponavljajuće zadatke izvršava automatski, po unapred definisanom pravilu, uz manje ručnog unosa i čekanja.
Najbrže koristi vide se kod izdavanja računa, podsetnika za naplatu, evidentiranja upita, zakazivanja termina, potvrde porudžbine i izrade redovnih izveštaja. Isto načelo važi i za digitalnu infrastrukturu.
Ako prodaja ili komunikacija zavise od WordPressa, informacije o redovnom ažuriranju, sigurnosnim proverama i rezervnim kopijama možete pronaći na adresi https://generateweb.net/usluge/odrzavanje-sajta/#besplatna-procena.
Cilj nije da softver zameni odgovornost, već da rutinski korak bude završen na vreme, bez toga da ga se neko seti.
Prvo pronađite usko grlo, pa tek onda birajte alat
Najčešća greška je kupovina popularnog sistema pre nego što je jasno koji problem treba da reši.
Tokom jedne radne nedelje beležite zadatke koji se ponavljaju, ko ih obavlja, koliko traju i gde nastaju zastoji.
Posebno označite prepisivanje istih podataka iz mejla u tabelu, pa iz tabele u računovodstveni program.
To su dobri kandidati za automatizaciju procesa. Ne automatizujte nejasan ili loše postavljen postupak.
Najpre dogovorite ko unosi podatak, ko ga proverava i šta predstavlja završen posao.
Zatim izaberite jedan proces sa velikim brojem ponavljanja i malim rizikom, na primer potvrdu termina.
Konačna odluka treba da prati vaš način rada, a ne trend.
Najviše vremena odlazi na finansije, prodaju i komunikaciju
Automatizacija poslovanja obično prvo donosi rezultat tamo gde postoji jasan okidač i očekivana radnja.
Softver može da napravi nacrt računa nakon potvrđene porudžbine, pošalje podsetnik pre roka plaćanja, otvori karticu kupca posle upita ili dodeli zadatak odgovornoj osobi.
U marketingu može da zakaže objavu ili pošalje dogovorenu seriju poruka, ali sadržaj i segmentaciju i dalje treba da odobri čovek.
| Proces | Okidač | Automatska radnja | Merilo |
| Naplata | Račun dospeva | Podsetnik klijentu | Dani do uplate |
| Prodaja | Stigne upit | Kontakt ulazi u CRM | Vreme do odgovora |
| Zakazivanje | Termin je izabran | Potvrda i podsetnik | Broj nedolazaka |
| Zalihe | Stanje padne ispod minimuma | Upozorenje za nabavku | Nestašice robe |
Povezani sistemi sprečavaju da iste podatke unosite više puta
Prava ušteda nastaje kada računovodstvo, prodaja, formular na sajtu i upravljanje zadacima razmenjuju podatke.
Alati poput Zapiera ili Make-a mogu da povežu aplikacije bez razvoja posebnog softvera, dok pojedini poslovni sistemi već imaju ugrađene integracije.
Pre izbora proverite da li podržavaju aplikacije koje koristite, srpske propise i izvoz podataka u čitljivom formatu.
Ako svaki novi upit automatski postane prodajna prilika, tim dobija jasan pregled prethodne komunikacije i narednih koraka.
Dobro izabran CRM za mala preduzeća objedinjuje te podatke i omogućava da svaki zaposleni vidi šta je već urađeno i ko je odgovoran za nastavak razgovora sa klijentom.
Automatizacija poslovanja ne treba da stvara zatvoreni sistem iz kojeg kasnije ne možete da preuzmete kontakte, račune i evidenciju aktivnosti.
Jednostavan alat je često bolji izbor za mali tim
Ne morate odmah uvoditi poseban sistem za svaki deo firme. Program za fakturisanje može da pokrije ponavljajuće račune i podsetnike, CRM kontakte i prodajne faze, alat za projekte zadatke i rokove, a servis za imejl marketing dogovorene kampanje.
Za salon ili ordinaciju veći efekat može imati online zakazivanje, dok trgovini više znače upozorenja o zalihama i povezivanje porudžbine sa isporukom.
Pre odluke zatražite probni nalog i proverite rad na telefonu, korisničku podršku, dozvole za zaposlene, izvoz podataka i ukupan trošak nakon isteka promotivnog perioda.
Automatizacija poslovanja treba da prati obim firme. Ako dvoje ljudi može pouzdano da vodi proces u jednostavnom alatu, složena platforma će verovatno doneti više podešavanja nego koristi.
Naprednije funkcije dodajte tek kada osnovni tok stabilno radi.
Uštedu računajte u satima, novcu i manje ispravki
Cenu automatizacije ne čini samo mesečna pretplata. Pre nego što uvedete novi sistem, uračunajte sve početne i redovne troškove:
- podešavanje sistema i prenos postojećih podataka;
- obuku zaposlenih;
- mesečne ili godišnje licence;
- održavanje integracija i tehničku podršku;
- vreme potrebno za nadzor i proveru rada sistema.
Zabeležite i trenutno stanje kako biste kasnije mogli da proverite da li je automatizacija donela rezultat.
Pratite:
- broj sati utrošenih na administraciju;
- prosečno vreme odgovora klijentima;
- broj obrađenih računa i porudžbina;
- kašnjenja u naplati;
- broj grešaka i naknadnih ispravki.
Posle 30 ili 60 dana uporedite iste pokazatelje. Od vrednosti ušteđenih radnih sati i izbegnutih grešaka oduzmite ukupan trošak rešenja.
Ako je rezultat pozitivan, a kvalitet usluge nije opao, ulaganje je opravdano. Oslobođeno vreme zaposleni mogu da iskoriste za složenije zadatke, veći obim posla ili bržu komunikaciju sa kupcima.
Automatski radni tok i dalje mora da ima vlasnika
Svaka automatizacija mora imati osobu koja prati neuspele radnje, promene pristupa i tačnost rezultata.
Posebno zadržite ljudsku proveru kod isplate, poreskih dokumenata, raskida ugovora, reklamacija, ponuda velike vrednosti i odluka koje utiču na prava zaposlenih ili kupaca.
Dodelite korisnicima samo pristup koji im je potreban, uključite višefaktorsku prijavu i redovno proveravajte rezervne kopije.
Za osnovne mere zaštite korisna su i uputstva za mala i srednja preduzeća britanskog Nacionalnog centra za sajber bezbednost.
Probni period od mesec dana otkriva da li rešenje radi
Za početak vam nije potrebna potpuna digitalna transformacija. Izaberite jedan proces, jednu odgovornu osobu i jedno merilo uspeha.
Napravite test sa kopijom podataka ili ograničenim brojem klijenata, a prvih dana paralelno proveravajte rezultat.
Zapišite šta se dešava kada nedostaje podatak, aplikacija nije dostupna ili kupac odgovori na neočekivan način.
- Prve nedelje opišite postojeći postupak i početne pokazatelje.
- Druge nedelje podesite pravilo, dozvole i obaveštenje o grešci.
- Treće nedelje uključite mali deo stvarnog obima i obučite tim.
- Četvrte nedelje uporedite vreme, greške, trošak i povratne informacije.
Ako rezultat nije bolji, promenite tok ili odustanite pre veće investicije. Eurofoundov izveštaj o digitalizaciji malih i srednjih preduzeća u EU naglašava da nedostatak veština, finansiranja i infrastrukture i dalje ograničava uvođenje tehnologije, pa obuka mora biti deo plana.
Često postavljana pitanja
Na kraju
Najbolju automatizaciju ne prepoznajem po broju uključenih aplikacija, već po tome što je radni dan mirniji, podaci uredniji, a klijent brže dobija tačan odgovor.
Počnite od jednog dosadnog zadatka koji vam svake nedelje uzima vreme, izmerite rezultat i tek tada proširite sistem.
Tako automatizacija poslovanja postaje kontrolisana investicija u bolji proces, umesto još jednog mesečnog troška koji ste zaboravili da koristite.
