Arhiva u firmi deluje kao nešto što se sređuje kada se pojavi inspekcija ili kada se gomila fascikli izlije iz ormara. U stvarnosti, arhiviranje je mnogo veći posao i utiče na sve, od sigurnosti poslovanja do jednostavnosti kontrole i pravne zaštite.
U svakoj fazi poslovnog ciklusa dokumenti se stvaraju, menjaju, koriste, proveravaju i na kraju završavaju u arhivi, pa je logično da se celom procesu pridaje ozbiljnija pažnja.
U našem pravu to nije samo administrativni zahtev, već deo sistema zaštite dokumentarnog materijala i arhivske građe. Za firmu, to je zapravo deo upravljanja rizikom.
U praksi, arhiviranje štiti poslovanje kada dođe poreska kontrola, kada nastane radni spor, kada treba dokazati isporuku, kada se menja forma društva ili kada se vodi proces naplate potraživanja.
Čak i primer Agencije za privredne registre pokazuje koliko dokumentacija može narasti.
Njihova arhiva iz postupaka registracije ide do gotovo trideset pet kilometara građe.
Deo se čuva trajno, deo se uništava po isteku rokova. I sve to funkcioniše samo kada su procedure jasne i dosledno sprovedene.
U nastavku sledi detaljan pregled obaveza koje se najčešće javljaju pred privredna društva u Srbiji.
Šta sve obuhvata arhiviranje u firmi
Arhiviranje nije samo slaganje fascikli na police. Obuhvata niz radnji koje zajedno garantuju da je dokument moguće pronaći, proveriti, koristiti i dokazivati.
Ključni elementi arhiviranja
- Evidentiranje i klasifikovanje po godini nastanka, vrsti i oblasti poslovanja.
- Određivanje roka čuvanja prema propisima i internom aktu.
- Bezbedno čuvanje, fizičko i elektronsko, sa kontrolom pristupa.
- Izdvajanje za trajno čuvanje i priprema za uništenje po isteku roka.
- Vođenje evidencija o tome šta postoji, gde se nalazi i ko je odgovoran.
Kod elektronskih dokumenata otvara se dodatni sloj. Tada se proverava integritet, autentičnost, celovitost i dokazivost. Elektronski fajl koji stoji na serveru, bez potpisa i metapodataka, ne znači mnogo u radnom sporu ili poreskoj proceduri.
Zbog toga Uredba o jedinstvenim tehničko tehnološkim zahtevima stavlja akcenat na validnost potpisa, formate za dugoročno čuvanje i mehanizme koji sprečavaju izmene.
Propisi koji najčešće obavezuju privredna društva
Ne postoji jedan zakon koji reguliše arhiviranje svih firmi. Obaveze nastaju iz više izvora i zajedno formiraju obavezan okvir.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti
Ovaj zakon postavlja osnovu za zaštitu dokumentarnog materijala i arhivske građe.
On uređuje evidencije, nadzor, pravila izdvajanja i uslove za uništavanje dokumentacije kojoj je istekao rok. U pojedinim slučajevima zahteva se i odobrenje javnog arhiva za uništenje.
Uredba o jedinstvenim tehničko tehnološkim zahtevima i procedurama
Ona detaljno objašnjava kako se postupa sa elektronskim dokumentima.
Važno je napomenuti da Uredba ne uvodi opštu obavezu digitalizacije papirnih dokumenata.
Papir se i dalje čuva u originalu, osim u situacijama kada poseban režim dozvoljava drugačije.
Fokus je na integritetu i autentičnosti elektronskog zapisa.
Zakon o računovodstvu
View this post on Instagram
Najkonkretniji rokovi za čuvanje dokumenata nalaze se upravo ovde. Član 28 zahteva da se internim aktom definišu odgovorna lica, prostorije i način čuvanja.
Rokovi uključuju dvadeset godina za finansijske izveštaje, deset godina za dnevnik i glavnu knjigu, pet godina za pomoćne knjige, dok se analitike zarada i isplatne liste čuvaju trajno.
Zakon o PDV
Član 47 propisuje da se poreska dokumentacija i evidencija čuvaju do isteka rokova zastarelosti. U praksi se govori o minimumu od pet godina, uz situacije gde rok ide i do deset.
Zakon o elektronskom dokumentu i uslugama od poverenja
Ovaj propis je osnova za pouzdano elektronsko čuvanje. Zakon zahteva da validnost kvalifikovanog potpisa ili pečata može da se dokaže tokom celog perioda čuvanja.
Uvodi i kvalifikovanu uslugu elektronskog čuvanja, na osnovu koje je moguće uništiti original, ako usluga obuhvata ceo rok čuvanja.
Zakon o privrednim društvima
Posebno je važan kod prestanka rada firme i likvidacije. Po brisanju društva poslovne knjige i dokumenti čuvaju se prema propisima o arhivskoj građi, a lice kome su povereni mora biti registrovano.
Arhivska knjiga kao obaveza koja se često previdi
Arhivska knjiga je centralna evidencija dokumentacije u firmi.
Primena rešenja poput platforme na kojoj se može videti i primer elektronske arhivske knjige pomaže firmama da bolje shvate kako evidencija treba da izgleda u praksi.
Treba da obuhvati celokupnu građu, hronološki, od godine osnivanja do poslednje završene godine.
Šta pravila u praksi zahtevaju
- vodi se u kontinuitetu, bez zaključivanja po godinama
- može biti papirna ili elektronska
- mora imati zaštitnu kopiju
- prepis se dostavlja nadležnom arhivu do 30. aprila svake godine
Šta treba da imate spremno pre 30. aprila
- ažuriranu arhivsku knjigu
- dopis nadležnom arhivu, potpisan i zaveden
- kopiju prepisa i dokaz o slanju
Ako je sedište firme u Beogradu, polazi se od uputstava Istorijskog arhiva Beograda. Ako nije, primenjuje se isto pravilo prema arhivu po sedištu društva.
Lista kategorija dokumentarnog materijala i rokovi čuvanja
Lista kategorija je zapravo mapa dokumentacije vaše firme. Uredba zahteva da se lista dostavlja javnom arhivu elektronski, putem sistema eArhiv.
Lista navodi koje vrste dokumenta nastaju, u kom su obliku, koliko se čuvaju i ko je zadužen za njih.
Pregled najčešćih minimalnih rokova čuvanja
| Grupa dokumentacije | Minimalni rok čuvanja | Propis | Napomena |
| Finansijski izveštaji, revizija, statistika, godišnji izveštaji | 20 godina | Zakon o računovodstvu | Rok se računa od poslednjeg dana poslovne godine |
| Dnevnik i glavna knjiga | 10 godina | Zakon o računovodstvu | Često se proverava u reviziji |
| Pomoćne knjige | 5 godina | Zakon o računovodstvu | Bitno je da verzije iz softvera budu dokazive |
| Isplatne liste i analitike zarada | trajno | Zakon o računovodstvu | Dokumentacija visokog rizika |
| PDV evidencije | do isteka zastarelosti, uz specifične minimume | Zakon o PDV | U praksi se kreće između pet i deset godina |
| Dokumenta nakon brisanja društva | po propisima o arhivskoj građi | Zakon o privrednim društvima | Obavezna registracija lica koje čuva dokumenta |
Ovo su samo osnovne grupe. Mnoge firme imaju dodatnu dokumentaciju iz oblasti bezbednosti na radu, zaštite podataka, delatnosti koja je licencirana, ugovornih obaveza i slično. Te kategorije se posebno definišu u listi.
Elektronska dokumentacija i eArhiv
Sve češće poslovanje prelazi u digitalni oblik, ali to ne znači automatsku promenu obaveza.
Ne mešajte digitalizaciju i elektronsko čuvanje
- Digitalizacija je skeniranje papira.
- Elektronsko čuvanje je režim koji obezbeđuje dokazivost elektronskog dokumenta.
Uredba ne zahteva da svi papiri postanu digitalni. Ona samo uređuje kako se čuva elektronski dokument.
Dva režima u Uredbi
- Dokumentarni materijal sa trajnim čuvanjem: Potrebno je obezbediti pouzdano elektronsko čuvanje, formatsku kompatibilnost i validnost potpisa do predaje nadležnom arhivu.
- Materijal sa ograničenim rokom: Neophodno je garantovati integritet i autentičnost dokumenta, najčešće kroz kvalifikovani elektronski potpis ili pečat.
Šta zapravo znači pouzdano čuvanje
Zakon o elektronskom dokumentu zahteva dokazivost validnosti potpisa ili pečata kroz ceo period čuvanja.
U praksi to znači:
- pravilno potpisani dokumenti
- praćenje metapodataka
- format pogodniji za dugoročno čuvanje
- redovna provera validnosti potpisa
- upotreba kvalifikovane usluge elektronskog čuvanja kada postoji trajan rok
Uništenje dokumentacije i gde firme najčešće pogreše
Najlakše je pretpostaviti da se nešto može uništiti čim istekne rok.
U stvarnosti, greške nastaju kada se ne proveri:
- od kog momenta rok zaista počinje da teče
- da li postoji duži rok u posebnom propisu
- da li je dokument uključen u postupak, spor ili reviziju
- da li je potrebno odobrenje nadležnog arhiva
Kod privrednih društava odobrenje nije uvek obavezno, ali mnogi arhivi preporučuju konzervativan pristup i traženje stručnog mišljenja kod masovnih serija dokumenata.
Prestanak rada društva i pitanje ko čuva dokumenta
Likvidacija otvara važno pitanje: gde odlazi arhiva društva i ko je čuva kada ono bude obrisano.
U praksi je potrebno uraditi sledeće:
- odrediti lice koje preuzima arhivu
- obezbediti prostor i uslove za čuvanje
- preuzeti i papirnu i elektronsku dokumentaciju
- uraditi zapisnik o primopredaji
- registrovati lice i adresu u skladu sa zakonom
Bez ovoga, kasniji sporovi ili zahtevi bivših zaposlenih mogu postati ozbiljan problem.
Kako da postavite sistem u firmi: praktičan okvir u nekoliko koraka
Korak 1: Imenovanje odgovornog lica i donošenje internog akta
Interni akt definiše prostorije, način čuvanja i odgovorna lica. Preporučljivo je proširiti ga na celokupnu dokumentaciju, ne samo računovodstvene isprave.
Korak 2: Popisivanje dokumentacije koja se zaista stvara
Najbolje je krenuti od delatnosti firme. Svaki sektor ima svoje specifične dokumente.
Korak 3: Izrada liste kategorija i usklađivanje sa nadležnim arhivom
Lista se dostavlja elektronski putem Portala eUprava. Nakon dobijene saglasnosti postaje vaš obavezni okvir.
Korak 4: Uvođenje arhivske knjige
Vodite je kontinuirano. Ne pravite paralelne datoteke koje se kasnije ne mogu uklopiti.
Korak 5: Odvajanje režima za papir i elektroniku
Papir i digitalni dokumenti ne mogu se tretirati jednako. Postavite jasna pravila pristupa i čuvanja za oba.
Korak 6: Uspostavljanje dokazivosti elektronskih dokumenata
Proverite potpisivanje, validaciju, backup, metapodatke i mehanizme za dugoročnu čitljivost.
Tipične greške koje prave i velike firme
- Arhivska knjiga se vodi samo delimično.
- Rokovi čuvanja se tumače bez uvida u poreske rokove zastarelosti.
- Knjigovodstvena dokumentacija je kod eksternog knjigovođe, ali bez internog akta koji to reguliše.
- Elektronski dokumenti nisu potpisani ili nemaju metapodatke koji dokazuju autentičnost.
- U likvidaciji se kasno rešava pitanje lica koje preuzima arhivu.
Zaključak
Arhiviranje dokumentacije u privrednim društvima često izgleda kao sporedan posao, ali u stvarnosti predstavlja osnovu bez koje poslovanje nema pravnu i operativnu stabilnost.
Jasni rokovi, dobra evidencija, uredna arhivska knjiga, razdvojen režim za papir i elektronske dokumente i poštovanje propisa stvaraju sigurnost koja štiti firmu mnogo puta tokom njenog životnog veka.
Kada se sistem jednom postavi, održavanje ne predstavlja veliki napor, a efekti se vide svaki put kada se pojavi kontrola, kada se vodi postupak ili kada se napravi korak ka promeni strukture društva. U svim tim situacijama arhiva postaje dokaz, oslonac i znak da firma vodi računa o svom poslovanju.
